Come creare una Firma email Professionale

Quanti di voi ogni giorno inviano mail su mail, per interfacciarsi con i fornitori, per richiedere pagamenti, per comunicare delle problematiche … è lapalissiano che la  posta elettronica è un servizio indispensabile in ambito lavorativo e non , tanto è vero che appena c’è un problema con la casella email si entra nel panico. Visto l’importanza che ha questo servizio perché non dedicare 5 minuti per creare una firma mail dall’aspetto professionale, composta anche da grafica, link ai canali social in modo da impressionare positivamente il nostro interlocutore. Scopri come in questa guida

Il web offre tanti servizi per la creazione della propria firma, alcuni gratuiti con delle limitazioni, altri che richiedono il pagamento di una quota annua, tra tutti i siti web che abbiamo analizzato, l’unico che offre un servizio davvero completo, oltre che gratuito, è il seguente:


https://www.mail-signatures.com/


Questo sito web è disponibile in lingua inglese e tedesca, ciononostante è veramente semplicissimo da usare, per cui vale la pena fare un piccolo sforzo anche perché, grazie all’utilizzo di modelli precostruiti, realizzare la propria firma è veramente immediato.

Prima passo per realizzare la nostra firma consiste nel cliccare su “Signature  Generator”(Generatore Firma)

Avviato il Generatore di Firma (Signature Generator) ritroviamo la seguente schermata:

Nella zona rossa possiamo trovare tutti una serie di modelli già Pronti all’uso, volendo possiamo cliccare su “More Template” per visionare un numero maggiore di modelli e impiegare una buona mezz’ora per scegliere il modello, poiché di template ve ne sono davvero tanti.

Nella zona verde è possibile vedere un’anteprima in tempo reale della propria firma

Nella zona blu possiamo inserire i nostri dati per personalizzare il modello selezionato.
Il primo campo riguarda i dati personali “Personal Data”, seguono poi i dati aziendali “Company Data” saltiamo momentaneamente il campo “Graphics”, segue il campo “Disclaimer Text”. Qui possiamo inserire il solito disclaimer, anche se molti lo ritengono del tutto inutile, secondo noi è bene inserirlo, un buon esempio di disclaimer potrebbe essere il seguente:

Esempio di disclaimer
Questo messaggio è rivolto esclusivamente al destinatario/ai destinatari indicati nello stesso. Tutte le informazioni ivi contenute, compresi eventuali allegati, sono da ritenere esclusivamente confidenziali e riservate.  La diffusione, distribuzione e/o la copia del contenuto del presente messaggio da parte di qualsiasi soggetto diverso dal destinatario è severamente vietata ai sensi del codice penale, in particolare dell’art. 616 c.p., della vigente normativa in materia di protezione dei dati personali italiana, tra cui il D.Lgs. 196/2003 e ss.mm. (Codice Privacy), ed europea, tra cui il Regolamento (UE) 2016/679, nonché ai sensi del D.Lgs. 30/2015 (Codice della proprietà industriale) e in particolare della relativa disciplina sui segreti commerciali. Se avete ricevuto per errore questo messaggio, non avete alcuna autorizzazione ad utilizzare, distribuire, stampare o copiare in tutto o in parte, direttamente o indirettamente, lo stesso ed ogni suo allegato, e vi invitiamo a distruggere subito il messaggio, ogni suo allegato, ed ogni eventuale loro copia dai vostri sistemi, e di darne immediata comunicazione inviando una e-mail all’indirizzo del mittente. Il mittente non potrà essere ritenuto in alcun modo responsabile per eventuali conseguenze pregiudizievoli e/o danni derivanti dalla spedizione e ricezione del presente messaggio di posta elettronica. Questo messaggio è stato oggetto di verifiche contro la presenza virus informatici, tuttavia si declina ogni responsabilità in merito a eventuali danni causati da virus non rilevati.

Il campo “Style” permette di cambiare i colori dei caratteri,
mentre il campo “Social Link” permette di inserire i riferimenti dei nostri canali Social.
N.B non è necessario indicarli tutti, quelli non di nostro interesse possiamo lasciarli vuoti

“Graphics”
E’ sicuramente questo campo l’unico che può arrecare qualche difficoltà,
Il modello che abbiamo scelto sicuramente comprende un Logo ed un Banner dobbiamo indicare al nostro “Signature  Generator” dove si trovano le nostre immagini, in modo da sostituire quelle preimpostate.
Se la nostra azienda ha una pagina Facebook pubblica oppure un sito web possiamo utilizzarli  per recuperare le immagini che ci servono.
Nello specifico basta aprire l’immagine di nostro interesse , cliccarci sopra con tasto destro del mouse, selezionare “Copia indirizzo dell’immagine” spostarsi su campo Graphics alla voce “Logo URL” e “Banner URL” ed incollare qui l’indirizzo dell’immagine selezionata

Possiamo utilizzare anche altre servizi per ospitare la nostra grafica ossia OneDrive, Dropbox, Imgur, Flickr il metodo da seguire è sempre lo stesso avere un indirizzo per ogni elemento grafico.
I campi “Logo linking to” e “Banner linking to” permettono di inserire dei collegamenti al sito web aziendale oppure ad un particolare post della nostra pagina Facebook. Si può quindi impostare il collegamento al sito aziendale sul logo, mentre per il banner si può selezionare l’ultima offerta inserita nel nostro sito, o un post della nostra pagina Facebook.

Inserire la nostra Firma Mail
Creata la nostra Firma mail, vediamo ora come inserirla nel nostro servizio mail.
Osservando la zona rossa si può notare che sono già preimpostate diverse piattaforme, in corrispondenza di ognuna nel riquadro azzurro vengono riportati i passaggi da seguire per completare l’integrazione della propria firma.

Outlook Desktop

Dopo aver Premuto “Copy” sul nostro Generatore Firma è necessario:

  1. Aprire il programma Outlook e cliccare sulla rotella dentata evidenziata in rosso  “Impostazioni”
  2. Apparirà una barra laterale selezionare grigia selezionare “FIRMA”
  3. Cancellare il messaggio di default “Inviato da …. ” e premere contemporaneamente i tasti Ctrl+v oppure tasto destro incolla. Verrà incollata la nostra firma
  4. premere su Salva

Google Mail Desktop

Anche qui dopo aver premuto il tasto “Copy” sul nostro Generatore Firma

  1. Aprire Gmail da desktop e selezionare la rotella dentata impostazioni
  2. Scorrere in basso la schermata che appare  fino ad individuare la voce “Firma”
  3. Selezionare aggiungi Firma e premere contemporaneamente i tasti Ctrl+V, oppure tasto destro incolla. Verrà incollata la nostra firma
  4. Premere su Salva configurazione.
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